Wykaz zalecanych czynności
 Inkasent:
-   codziennie po zakończeniu pracy wydrukować raport z danego dnia z każdej książki odczytowej,
-   przy rozliczeniu (oddanie danych do PC) wydrukować raport pełny bez podania daty /z każdej książki/,
-   codziennie naładować akumulator do drukarki oraz w komputerze inkasenckim,
-   w terenie po wprowadzeniu odczytu wydrukować fakturę /także przy powtórzonym stanie wodomierza/,
-   w miarę możliwości pobrać całość należności, jeśli odbiorca nie posiada wystarczającej kwoty, w pierwszej kolejności odsetki, potem dług, zaś na końcu bieżącą fakturę,
-   PSION: codziennie sprawdzać stan naładowania baterii (Shift + Ctrl + B),
-   PSION: posiadać zapasowy kabel PSION-drukarka /nie dotyczy smartfonów i palmtopów/,
-   posiadać zapas rolek na minimum 2 tygodnie pracy /zamówić z wyprzedzeniem/,
-   w przypadku zmian cen sprawdzić, czy są nowe ceny; zalecany wydruk w biurze faktury i jej weryfikacja poprawności naliczenia po starych i nowych cenach.
Obsługa programu WODA32:
Codziennie:
-    wykonać kopię baz danych na przesłany pendrive /niezależnie od kopii sporządzanej przez informatyka-administratora/,
    pendrive przechowywać w innym miejscu niż komputer, np. w sejfie,
-   uwagi/błędy zgłaszać niezwłocznie. 

W ostatnim dniu roboczym miesiąca:
-   rozliczyć inkasenta /odebrać dane, dotyczy zwłaszcza pobranej gotówki/,
-  wystawić faktury na wprowadzone odczyty oraz dla odbiorców z nadpłatami, np. powyżej 10 zł.

Co najmniej raz w miesiącu przed wydrukiem raportów sprzedaży, sald, wezwań do zapłaty, not odsetkowych /zalecane co 2 tygodnie/ należy wykonać poniższe testy:
-  menu WYDRUKI -> 8. Kontrola kwoty faktur (okres: ostatni rok, bez poprawy baz),
-  menu WYDRUKI -> A. Test spójności baz -> W. Wszystkie; data faktur/wpłat: ostatni rok),
-  menu WYDRUKI -> B. Oznacz faktury jako zapłacone,
-  menu WYDRUKI -> D. Kontrola sald (okres: ostatni rok, bez poprawy baz),
   za dowolny okres musi się zgadzać: saldo końcowe = saldo_początkowe + sprzedaż –  wpłaty,
-  po uzgodnieniu z księgowością sprzedaży i sald należy wykonać zamknięcie miesiąca; uniemożliwi to „przypadkowe” usunięcie lub poprawę wpłat, faktur i sald.
Raporty nie powinny zawierać błędów, w przeciwnym wypadku należy je niezwłocznie poprawić ręcznie lub skontaktować - wyjaśnię ich przyczynę i sposób poprawy /niektóre błędy muszą pozostać, jeśli ich nie zgłoszono natychmiast/.
Dodano 2015-02-20:
Dwukrotnie raport różnic odsetkowych w programie WODA32 (Operacje -> 1. Odbiorcy -> klawisz F8):
- bez zaznaczenia "różnice naliczonych odsetek z notą odsetkową" - wykaże pozycje nadpłaconych/błędnie przypisanych/ odsetek,
- z zaznaczeniem"różnice naliczonych odsetek z notą odsetkową"  - wykaże różnice odsetkowe na saldzie odbiorcy w porównaniu do noty odsetkowej.
Dodano 2017-02-10: powyższe raporty kontrolne należy wykonać bezwględnie przed generowaniem pliku JPK.
Co najmniej raz na kwartał:
- menu Administrator -> Indeksowanie baz (wszystkie tabele),
-   menu OPERACJE -> zakładka 1. Odbiorcy ->  F8 -> Upomnienia-wezwania (akcja windykacyjna, by nie przedawniły się roszczenia = 3 lata),
-   menu OPERACJE -> zakładka 2. Punkty poboru ->  F8 - raport punkty poboru bez odczytu (datę ostatniego odczytu ustawić na jeden rok wstecz, by nie przedawniły się rozliczenia = 2 lata) - obowiązkowo inkasent MUSI dotrzeć do tych odbiorców lub należy wystawić fakturę na podstawie średniej z 3 miesięcy i wysłać listem poleconym,
-   menu OPERACJE -> zakładka 2. Punkty poboru ->  F8  - raport  Zlecenia OT - Legalizacja - w kryteriach „do” należy podać rok ostatniej legalizacji 5 lat wstecz /wykonując ten raport w 4 kwartale należy podać 4 lata wstecz/, aby odbiorcy nie kwestionowali rozliczeń,
-   po zamknięciu kwartału /przed wprowadzeniem wpłat z następnego miesiąca/ wykonać niezależną kopię baz oraz wydrukować raporty:
   faktur przeterminowanych  oraz  sald w rozbiciu na media,
-   w ramach nadzoru autorskiego: pobrać aktualne wersje systemu WODA /przycisk na ekranie głównym programu WODA32/.

Na koniec roku: umorzenia przedawnionych należności i odsetek - wymagana decyzja kierownika jednostki /wprowadzamy je jak wpłaty, miejsce 4=umorzenia/. Umarzając należność faktury, należy również umorzyć odsetki do niej.

W przypadku zmian cen należy:
- wykonać raport istniejących grup cenowych (OPERACJE -> 2. Punkty poboru -> F8 statystyka punktów poboru),
- dla powyższych grup cenowych dopisać nowe ceny (zwrócić uwagę na właściwą stawkę VAT – obecnie 8%),
- wykonać PSION -> 1. Przygotowanie cennika oraz dokonać transmisji cennika na komputery inkasenckie,
- sprawdzić na komputerach inkasenckich obecność nowych cen przez testowy wydruk faktury.

Naprawa sprzętu inkasenckiego (PSION, Porti W40) - zalecam wysyłkę firmą kurierską (koszt netto 25 zł zawiera ubezpieczenie do 2.000 zł, pocztą elektroniczną przesyłam list przewozowy do wydruku i zamawiam kuriera), wysyłając paczką pocztową bez ubezpieczenia istnieje ryzyko jej utraty, zaś odszkodowanie stanowi tylko 10-krotność opłaty pocztowej.  

Nie jestem zwolennikiem biurokracji: rolki termiczne, kable lub akumulatory można zamówić telefonicznie, zaś towary o większej wartości pocztą elektroniczną /bez konieczności skanowania pism, załączników pdf/.

Pomoc zdalna - umożliwia obsługę komputera przez internet; klient obserwuje lub wykonuje zlecane polecenia  telefoniczne.
W przypadku programu WODA-DOS musi być on uruchomiony w oknie (nie może być pełny ekran, przełączenie trybu przy pomocy klawiszy lewy Alt+Enter).
Pomoc zdalna stanowi alternatywę przyjazdu do klienta – oszczędność czasu i pieniędzy. W ramach nadzoru autorskiego służy do rozwiązania problemu, wskazania błędów oraz sposobu ich poprawy.
Szanuję swój i klienta czas, dlatego oczekuję konkretnych informacji, gdzie występuje problem lub co można usprawnić w systemie WODA. Możliwość podglądu ekranu klienta zastępuje setki słów, dlatego wskazane jest, aby postępować w następującej kolejności:
1. Uruchomić program do pomocy zdalnej TeamViewer:
    - użytkownicy programu WODA32 w wersji Windows - przycisk na ekranie głównym,
    - ze strony internetowej www.uskomp.pl (lewy, górny róg) lub po podłączeniu przesłanego pendrive z folderu Akt_WODA.
2. Nawiązać połączenie telefoniczne na numer 44 633-20-51 lub 601 332 859.
     W przypadku zajętej linii - oddzwonię niezwłocznie.
3. Podać miejscowość (zbędna jest nazwa firmy) oraz widoczny w programie TeamViewer 9-cyfrowy identyfikator (twój ID) i hasło (4-cyfrowe).
    Identyfikator i hasło podajemy cyframi, np. 100 034 005 należy podać: jeden zero zero   zero trzy cztery   zero zero pięć (zamiast sto trzydzieści cztery pięć).